7 действенных советов по внедрению workflow и BPM-систем

Если вы активно внедряете такие инструменты, как workflow (который входит в ECM-системы) или же BPM- систем, обладающих более расширенной функциональностью, я рекомендую Вам обратить внимание на эти 7 действенных советов.

Перевод статьи Ричарда Медины,сооснователя и консультанта Doculabs Inc (оригинал)

Некоторые из них могут показаться вам принципиально новыми. Например, советы о том, как планировать «провалы» в работе, избегать суматохи и применять «Правило 3-х лет».

1. Всегда изначально продумывайте, как будете устранять частичные «провалы» в работе. Почти все (100% поставщиков и 99% организаций) предполагают, что новый процесс или технология будут работать в точности так, как им это презентовали. Затем все они (столкнувшись с ситуацией, когда реальность не совпадает с изначальным планом) на основе этого предубеждения пытаются анализировать причины неэффективной работы и недостатки оперативного планирования.

Но ведь система никогда не работает в точности так, как это предполагалось, а ее внедрение никогда не идет четко по заготовленным заранее пунктам плана! А вообще такие «провалы» могут привести к приемлемым или даже лучшим результатам, чем ожидались поначалу. В любом случае, ваш окончательный производственный процесс всегда будет отличаться от изначального представления о нем (и почему-то этот факт мы привыкли расценивать как нечто негативное).

Всегда заранее просчитывайте возможные «провалы» и «несовершенные» сценарии: сценарии, при которых вы будете должны отступить от выполнения многих пунктов вашего плана. Пусть у вас будет убежденность в том, что вы можете осуществить реализацию проекта идеально, без всяких осложнений. Но помимо этого, вы должны иметь несколько "Планов Б."

2. Будьте сдержаны и четко фокусируйтесь на главных целях. Не суетитесь. Сдержанность и четкое планирование — это самое главное. Это ваша способность без сбоев управлять производственными процессами, даже если требований становится все больше, а сами они становятся все сложнее. Все остальное — вторично. Я повторяю: вам следует, в первую очередь, сконцентрироваться на том, что точно приведет вас к успешному выполнению поставленной цели.

И уже только потом - на добавлении привлекательных, но никак не влияющих на конечный результат свойств. Некоторые из этих привлекательных возможностей включают аналитику и отчетность, «расширенное ведение дел», «социальное workflow», интеграцию с социальными медиа, а так же другие функции, популярные и продаваемые сейчас на рынке управления процессами. Над этими функциями нужно работать, но только после достижения фундаментальных целей.

Убедитесь, что работа над дополнительными функциями продукта не навредит разработке основных. Многие BPM-продукты получаются неудачными из-за одной из друх основных причин. Первая - у решения добротное основное функциональное наполнение, но нет вообще никаких отличительных черт. Вторая - продукт имеет массу интересных дополнительных возможностей при крайне слабой проработке основных функций. Второй вариант гораздо хуже.

3. Исследуйте те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, а затем выберите правильный BPM инструмент. Это крайне важно на первом этапе работы. Какова же методика подобного исследования? Есть много хороших и плохих вариантов, но я изложу самый простой и эффективный, который мы используем. Нужно обращать внимание не только на «масштабируемость».

Однако ваш анализ должен быть простым и быстрым. Таким образом, классифицируйте свои процессы в соответствии со следующими параметрами: - всепроникаемость (масштабируемость с точки зрения количества пользователей) - уровень возможностей (от начального до продвинутого, от особенных до общих) - типы пользователей и приложений (знание или процесс). И только после этого выбирайте правильный BPM инструмент. Каждый BPM-инструмент для решения одних задач подходит идеально, для других — выглядит приемлемым вариантом (и может быть использован, раз уж вы имеете его в своем арсенале), а для третьих — не подходит настолько, что дело может обернуться катастрофой.

4. Если вы решили организовать BPM в облаке, то вам необходимо заострить внимание на пяти основных моментах, которые важны для любой современной облачной BPM-системы:

- Безопасность, сегментация и конфиденциальность;
- Непрерывность бизнес-процессов (т.е. аварийное восстановления данных) и доступность;
- Подотчетность (должно быть ясно, чья «голова полетит первой», когда возникнет проблема);
- Гибкость и настраиваемость;
- Риски, связанные с действиями поставщика, с самим продуктом или с проектом — это самые большие проблемы для облачного BPM решения.

Риски, связанные с действиями поставщика - это когда ваша инициатива может потерпеть неудачу, так как поставщик исчез или приостановил свою работу. Риски, связанные с продуктом - это когда ваша инициатива может потерпеть неудачу, так как предложение (продукт) не является адекватным решением ваших задач.

Риски, связанные с проектом — это когда ваша инициатива может потерпеть неудачу, так как поставщик не предоставляет адекватного обслуживания и поддержки.

5. Применяйте «Правило 3-х лет». Это простой и эффективный путь контролировать риски, связанные с действиями поставщика, с продуктом и проектом, также следовать советам 2 и 4, описанным выше.

Спросите себя: был ли хотя бы один успешный проект у этого поставщика, работающий как минимум 3 года? Большинство поставщиков не выдерживают данное испытание - и поэтому просто пытаются найти иной подход к клиенту ("продвинутое управление делами!"). Самый безопасный подход пользоваться только теми продуктами (в том числе облачными сервисами), которые успешно существуют в течение 3 лет.

Агрессивный, но, тем не менее, контролирующий риски подход - это пользоваться продуктом (или облачной службой), которые не прошел тест на 3 года, но который исходит от поставщика, имеющего по меньшей мере 3-х летний опыт работы в данной сфере. Но держитесь подальше от продавцов, которые не могут даже это сделать.

6. В большинстве случаев, самое лучшее решение – внедрять BPM решение в 2 этапа. Это правило имеет определенные исключения, но, чаще всего, лучше сначала оцифровать бюрократическую процедуру (делопроизводство), а затем пожить в новой электронной среде в течение 6 месяцев или около того, прежде чем реорганизовывать и автоматизировать остальные бизнес процессы.

В данном подходе есть преимущества:

• Это позволяет избежать часто встречающейся ситуации при "автоматизации бумажных процессов" - плохого проектирования нового процесса из-за неправильного понимания, какие изменения принесет переход на работу с электронными документами.
•  Часто это необходимо для процесса управления изменениями. Позвольте сотрудникам приспособиться к новой электронной среде, прежде чем они сделают следующий решительный шаг навстречу автоматизации.
  
  Приведу пример применения одного из лучших практических правил, на усвоение которого было потрачено много крови и слез: для того, чтобы оптимизировать полное вовлечение сотрудников (при этом каждый играет в свою роль) и повысить качество работы, вы должны сосредоточиться сначала на вовлечении.
  
  И уже потом расширять требования и ответственность сотрудников за улучшение качества работы. Если вы слишком рано попытаетесь оптимизировать все вместе, вы потерпите неудачу. Внедряя BPM-систему, вы должны делать относительно небольшие шаги (лучше всего - «детские» шаги), которые позволят после выполнения каждой небольшой задачи остановиться и отпраздновать маленькую победу.
  
  Нельзя говорить о том, что наполовину завершенные проекты по документообороту это проекты "на полпути ". Фактически, они «завалены». Мало того, что они мешают ранее запущенному процессу, так при они еще и не замещают его новым. А вот подход, при котором сначала идет оцифровка, а потом следует пауза, обеспечивает возможность контролировать этот риск.

7. Преобразуйте управление жизненным циклом информации и управление записями (RM) в workflow. Процессы, которые нуждаются в автоматизации, неизбежно будут связаны с контентом и документами высокой ценности и риска.

Поэтому вам придется так или иначе столкнуться с необходимостью учитывать этот риск, а также сложности, связанные с нормативные требованиями, предъявляемыми к такому типу информации.

Управление записями (RM) является наиболее успешным в том случае, когда документы, которые управляются RM, уже находятся под контролем структурированного процесса и управляемой системы документооборота.

Смысл таких систем в том, что они позволяют автоматизировать большую часть материала, который необходим для RM, так что пользователям не придется впустую тратить время, исполняя роль делопроизводителей и менеджеров записей.