8 способов применения систем сканирования и распознавания данных в финансовом бизнесе

В любой отрасли, неотъемлемой частью которого является документооборот, с большим успехом могут применяться технологии извлечения данных из отсканированных документов. И чем больше поток документов, тем больше может быть и выгода.

Оригинал

Одна из отраслей, наиболее тесно связанная с ведением документооборота – это финансовая сфера. Банкиры, брокеры, сотрудники страховых компаний, бухгалтеры и многие другие буквально тонут в ежедневных потоках бумаг. Единственный разумный путь справиться с этим наплывом документов – это перевести их в электронный формат при помощи систем сканирования и распознавания данных.

А рынок систем сканирования на данный момент стремительно движется к объединению с рынком ЕСМ-систем. Это связано с тем, что после сканирования возникает необходимость делиться получившимися файлами, упорядочивать и помещать в архивы на хранение.

В результате рынок ЕСМ-систем находится в стадии стремительного роста. Согласно данным одного из аналитиков рынка, ожидается рост рынка ЕСМ с 4,4 млрд. долларов в 2012 году до 7,6 млрд. долларов в 2016 году. Банковские и финансовые организации – это основной потребитель как систем сканирования, так и ЕСМ систем.

Использование систем сканирования, позволяющих переводить бумажные документы в электронные файлы, сулит им множество выгод. Это и снижение времени обработки данных, и меньшие зктраты на хранение документов, и повышение эффективности работы, и более качественное хранение различных финансовых записей.

Безбумажный обмен документами, возможный благодаря системам сканирования – это уже насущная потребность для компаний, представляющих финансовую отрасль.

Перечислим 8 основных причин, почему в финансовой деятельности используются системы сканирования и распознавания данных:

1. Необходимость предоставления отчетности в налоговые органы и для аудиторских проверок. Перечень и содержание документов, сопровождающих деятельность финансовых организаций, подлежит проверкам различных контролирующих органов. Документы обязаны соответствовать утвержданным образцам и требованиям.

Это ставит бизнес перед необходимостью постоянно следить и поддерживать на высоком уровне ведение бухгалтерии. С каждым годом проверки становятся все более строгими, а штрафы за несоответствие требованиям – все более высокими. Чтобы быть уверенными в том, что документы правильно хранятся, каталогизируются, и при необходимости их будет легко восстановить, большинство финансовых институтов переводят бумажные копии документов в электронный формат, используя интегрируемые в ЕСМ-системы решения для извлечения данных из сканированных копий документов.

2. Необходимость упорядоченного храненения и быстрой обработки клиентских соглашений и договоров об оказании услуг. Многие компании, оказывающие финансовые услуги, заключают с клиентами различные договоры. Все они должны правильно храниться и быстро обрабатываться. Также важно, чтобы эти данные не терялись. Хранение документов в электронном виде позволяет проще содержать клиентскую документацию в порядке.

3. Упрощение бизнес-процессов. Системы сканирования документов могут значительно облегчить ежедневные бизнес-процессы. Даже такие незамысловатые задачи, как выставление счетов и отслеживание оплат, могут стать значительно более быстрыми благодаря безбумажному документообороту.

Сканирование счетов с помещением их в централизованные базы данных позволяет эффективнее отслеживать графики платежей, вести учет доходов и расходов компании и более безопасно хранить документы, которые понадобятся для отчетов перед налоговыми органами.

4. Ускорение подготовки документов и согласования. Подготовка документов и их согласование занимает достаточно много времени. Также во время этого процесса на различных этапах может произойти множество ошибок, например, лишние действия с документами или же пропущенные правки. Автоматизированное согласование электронных версий документов занимает гораздо меньше времени.

К тому же, можно отследить всю историю изменений документов. Еще такой способ позволяет сломать географические барьеры, так как электронное согласование может производиться через Интернет, а значит, нет необходимости отправлять документы факсом или курьерской службой.

5. Удобный способ подготовки и подписания налоговой отчетности. Бухгалтерские организации часто предоставляют своим клиентам доступ к документам, используя защищенные архивы. Например, отправляют налоговую отчетность для просмотра и подписания. Заверенные электронной подписью формы налоговой отчетности и прочие документы могут полностью обрабатываться электронно.

В этом формате их удобно предоставлять на аудиторскую проверку. Также это позволяет более оперативно обрабатывать документы, а значит, всегда укладываться в назначенные конролирующими органами сроки подачи отчетности.

6. Безопасное хранение документов. Пожалуй, финансовые организации по роду деятельности сталкиваются с необходимостью хранить наибольшее количество документов. Использование систем сканирования и автоматизированного ввода данных, дает возможность устранить необходимость тратить пространство на бумажный архив.

Также это позволяет каталогизировать информацию, а в последствии за считанные секунды находить нужные документы. А еще электронные документы не страдают от огня, потопа и времени. Более того, они могут быть восстановлены в любой момент. При необходимости их можно поместить в облачное хранилище компании.

7. Удобная обработка заявок на получения кредитов и ипотеки. Банковская деятельность довольно часто предполагает обработку различных кредитных документов: заявок, налоговых форм, финансовых справок и прочих документов. И так как документы на получение кредитов собираются и утверждаются довольно долго, не всегда бывает возможность быстро подписать и утвердить нужные бумаги.

Перевод заявок на получение кредитов в электронный формат помогает быстрее обрабатывать их, прикреплять все необходимые связанные документы к файлу и отправлять их на утверждение и подпись быстрее.

8. Новые возможности для финансового анализа. Анализ текущих тенденций финансового рынка - непростая задача, связанная с изучением большого массива неструктурированной информации. Благодаря собственным департаментам финансового анализа или же специализующимся на этом компаниям определение трендов финансового рынка становится проще.

Соответственно, и принятие бизнес-решений тоже облегчается. Для наиболее объективного анализа важно учитывать большое количество информации, которая должна поступать из как можно большего количества источников. Перевод бумажных документов в электронный формат позволяет формировать оперативно пополняемые источники информации, которыми могут воспользоваться аналитики.