Почему за системами Data Capture - будущее?

Автоматизированное извлечение данных при помощи систем Data Capture – широко используемый в настоящее время метод обработки и хранения первичных документов. (оригинал)

Основное преимущество его состоит в том, что данные больше не нужно хранить в виде традиционного бумажного архива. Важная для вашей компании информация извлекается из отсканированных копий документов и автоматизированно заносится в электронные хранилища данных.

Это значит, что сотрудникам компании больше не нужно бесконечно вручную обрабатывать входящие документы, а затем подшивать их в различные папки. Это экономит массу времени и делает системы Data Capture очень востребованными.

Преимущества использования систем Data Capture:

1. Безопасность данных. Системы автоматизированного ввода данных позволяют обеспечивать конфиденциальность информации, связанной с финансовыми операциями компании, что чрезвычайно важно. Данные, которые были извлечены при помощи подобных программных продуктов, помещаются в электронный архив. А права доступа к нему можно ограничить, разрешив просмотр, редактирование и удаление документов и папок только тем сотрудникам, у кого работа с документами является частью служебных обязанностей.

Это позволит избежать таких нежелательных явлений как утечки информации, порча документов и ошибки в них. Кроме того, системы Data Capture позволяют просматривать историю изменения документов пользователями.

2. Контроль над заменой версий документов. При хранении документов часто возникают проблемы, связанные с тем, что многие данные приходится периодически обновлять. И если при этом процесс замены устаревших версий документов пользователями не контролируется, в дальнейшем может возникнуть путаница.

Системы Data Capture дают возможность упорядочить извлечение данных и минимизировать нежелательные последствия замены документов. Более того, неактуальная информация может быть удалена, и база данных не будет засоряться не нужными более файлами.

3. Многократное увеличение продуктивности. Для многих отраслей бизнеса критически важно, чтобы данные из первичных документов попадали в информационную систему компании как можно быстрее. При помощи систем Data Capture это требование может быть без труда исполнено.

Часто именно ручная обработка данных “съедает” чуть ли не половину времени сотрудников и тормозит работу. К счастью, системы автоматизированного извлечения данных успешно решают эту проблему.

4. Доступ к данным из любой точки мира. Еще одно ключевое преимущество систем автоматизированного извлечения данных в том, что вы будете иметь доступ к данным из первичных документов из любой точки мира. Вам не обязательно присутствовать в офисе, чтобы получить нужные сведения. Извлеченные данные могут храниться в “облаке”, то есть вы всегда сможете просмотреть их.

Просмотр истории изменений документов также может быть осуществлен удаленно.

Традиционные способы обработки данных из первичных документов могут быть актуальны сегодня лишь для малого количества проектов, в то время как автоматизированное извлечение данных определенно становится способом, за которым будущее. Нет причин сомневаться, что вскоре оно станет наиболее повсеместно используемым способом обработки и хранения документов.