Документооборот, согласование, collaboration

Я не знаю, что такое документооборот и как правильно должен быть организован процесс согласования договоров, но увидев функцию установки правил на папку в альфреско, я подумал что это и есть способ организации документооборота. Итак, у нас есть простой путь движения документа: Responsible-->DepartmentHead-->Lawyer-->FinancialDrector-->Approved

  1. Создаем сайт (например, Contract) и в нем вышеназванные папки.
  2.  Теперь создаем на каждой папке правила "SimpleWorkflow", которые лишь перемещают по нажатию соответствующих кнопок любой контент из папки в папку. Название действия будет написано на кнопке и неплохо было бы, чтоб оно показывало на каком этапе согласования находится договор (проще говоря, в какой папке он сейчас - ведь мы разделили этапы согласования на папки).
  3. На папку можно добавить несколько правил, но, к сожалению, нельзя добавить несколько правил одного и того же дйствия, например, несколько SimpleWorkflow  - они просто не будут работать, а вот добавить уведомления по почте будет то, что надо.
  4. И последний штрих: для того, чтобы альфреско посылал на почту уведомления, надо в файле C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco-global.properties прописать следующее:
    mail.host=ВАШ ХОСТ
    mail.port=25
    mail.username=anonymous
    mail.password=
    mail.encoding=UTF-8
    mail.from.default=alfresco@alfresco.org

    mail.smtp.auth=false
    ,
    Пример этого файла можно найти в папке C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco-global.properties.sample

 

  1. Мы получили версионирование,
  2. единый документ в одном месте (а не раскиданный по почтовым ящикам у разных юзеров),
  3. возможность редактировать документ прямо из альфрески (используется шарепоинт протокол SPP и  все прибамбасы ворда для SPP) и сохранять его сразу в альфреску (достаточно нажать сохранить в ворде, без промежуточного файла и необходимости через диалог закачивать новую версию, хотя кому нравится может делать так тоже).
  4. Уведомления по почте, когда кто-либо из согласующих перемещает документ на шаг ближе к цели - папке Approved

Это можно назвать DMS или что-то еще должно быть, какие еще функции необходимо реализовать? Может при помещении контента в папку обязательно должен запускаться некий BPM процесс? А в чем его преимущество? В напоминалках в самой альфреске на приборной панели? Или в возможности указать сроки исполнения этого договора? А как добавить автозапуск процесса в папке правил? Как-то так, какой именно скрипт запускать:
Вот такие вопросы. Может подскажете?

 

155
Прикрепленные файлыРазмер
dms1.JPG52.87 кб
dms4.JPG49.84 кб
dms5.JPG31.59 кб