Требования к системе групповой работы

 Попробую сформулировать свое частное мнение по вопросу: какими должны быть основные блоки (приложения, составные части) интегрированной системы групповой работы для компаний малого и среднего бизнеса. Умышленно оставим пока без рассмотрения вопросы размещения системы (в облаке или на собственном сервере), цены всего комплекса программного обеспечения (покупки или аренды), дружественности интерфейса по отношению к конечному пользователю, минимального качества технической поддержки.

Обязательно должны входить в состав системы групповой работы следующие приложения:

  • электронная почта в традиционном понимании, с возможностью превращения письма в «задачу»;

  • адресная книга (личная и групповая) с возможностью категорирования записей (клиенты, сотрудники, подрядчики и т. п.) и возможностью отбора всей имеющейся в системе информации (во всех ее приложениях) по конкретному контакту, как показатель интегрированности системы;

  • задачи с возможностью назначить ответственных, срок выполнения, прикрепления файла, возможностью ответственных отвечать (комментировать) по ходу выполнения задачи; желательно видеть общий список задач, упорядоченный по датам, категориям и т. п.;

  • календарь личный и, особенно, групповой с общим доступом сотрудников;

  • хранилище документов, в котором возможно хранить и извлекать общие корпоративные документы.

Еще хорошо бы иметь следующие приложения:

  • управление проектами — иерархические списки задач, зависимости между задачами проекта, диаграммы Ганта и т. п.;

  • учет рабочего времени в привязке к задачам и проектам;

  • управление правами доступа;

  • возможность установления ссылок между объектами разных приложений системы, как показатель интегрированности системы.

Приятное, но уж совсем необязательные возможности системы, которые могут быть заменены внешними приложениями при большой необходимости:

  • управление ресурсами;

  • внутренний чат;

  • новости и обсуждения.

 

Существенны ли описанные требования и есть ли неупомянутые важные требования?

Какие системы групповой работы удовлетворяют описанным требованиям?

 

Выскажу частное мнение по поводу условий, исключающих реальное использование системы групповой работы в компаниях малого и среднего бизнеса:

  • недостаток усилий руководителя для внедрения системы;

  • отсутствие русскоязычного интерфейса системы;

  • необходимость содержать квалифицированных технических специалистов на этапе рабочего функционирования системы (после завершения внедрения);

  • слишком высокая цена рабочего функционирования (плата за аренду или покупку ПО, хостинг и т. п.).

 

 

187