Требования к системе групповой работы

 Попробую сформулировать свое частное мнение по вопросу: какими должны быть основные блоки (приложения, составные части) интегрированной системы групповой работы для компаний малого и среднего бизнеса. Умышленно оставим пока без рассмотрения вопросы размещения системы (в облаке или на собственном сервере), цены всего комплекса программного обеспечения (покупки или аренды), дружественности интерфейса по отношению к конечному пользователю, минимального качества технической поддержки.

Обязательно должны входить в состав системы групповой работы следующие приложения:

• электронная почта в традиционном понимании, с возможностью превращения письма в «задачу»;

• адресная книга (личная и групповая) с возможностью категорирования записей (клиенты, сотрудники, подрядчики и т. п.) и возможностью отбора всей имеющейся в системе информации (во всех ее приложениях) по конкретному контакту, как показатель интегрированности системы;

• задачи с возможностью назначить ответственных, срок выполнения, прикрепления файла, возможностью ответственных отвечать (комментировать) по ходу выполнения задачи; желательно видеть общий список задач, упорядоченный по датам, категориям и т. п.;

• календарь личный и, особенно, групповой с общим доступом сотрудников;

• хранилище документов, в котором возможно хранить и извлекать общие корпоративные документы.

Еще хорошо бы иметь следующие приложения:

• управление проектами — иерархические списки задач, зависимости между задачами проекта, диаграммы Ганта и т. п.;

• учет рабочего времени в привязке к задачам и проектам;

• управление правами доступа;

• возможность установления ссылок между объектами разных приложений системы, как показатель интегрированности системы.

Приятное, но уж совсем необязательные возможности системы, которые могут быть заменены внешними приложениями при большой необходимости:

• управление ресурсами;

• внутренний чат;

• новости и обсуждения.

Существенны ли описанные требования и есть ли неупомянутые важные требования?

Какие системы групповой работы удовлетворяют описанным требованиям?

Выскажу частное мнение по поводу условий, исключающих реальное использование системы групповой работы в компаниях малого и среднего бизнеса:

• недостаток усилий руководителя для внедрения системы;

• отсутствие русскоязычного интерфейса системы;

• необходимость содержать квалифицированных технических специалистов на этапе рабочего функционирования системы (после завершения внедрения);

• слишком высокая цена рабочего функционирования (плата за аренду или покупку ПО, хостинг и т. п.).