Alfresco как система хранения документов

Я - юрист в IT-компании, пользуюсь альфреской, и она мне нравится. В этом посте я постараюсь рассказать зачем, почему и как я ее использую.

Учитывая, что моя работа часто (да что часто, в основном) связана с документами, их составлением, корректировкой, рассылкой и т.п. - Нужно это грамотно и удобно расположить.

На своем рабочем месте я так и сделал, но очень часто приходится отвечать на запросы коллег, с просьбой прислать тот или иной документ, шаблон, рассказать о правовой ситуации с тем или иным контрагентом. В этом мои помощником и является альфреска, которая избавила меня от нужной работы по рассылке документов коллегам, их каталогизации.

• Во-первых, можно все наглядно и удобно разложить по темам, состоянию, открытости-закрытости. В этом помогает "папочная" структура раздела document library
• Во-вторых, для уточнения характера документов в папках, можно (и нужно!) использовать теги и описание, это избавляет от ответов на вопросы "а что там шаблон а что нет??"
• В-третьих - Все свежие документы и изменения в существующих наглядно видны - как по версии, так и по дате их добавления\изменения.. Ну а превьюшки помогут страждущим убедится, что они смотрят или скачивают то, что искали.

 Да, очень удобно (во всяком случае мне) "отзеркалить"  в альфреске свою структуру папок и документов, и при обновлении чего-то у себя локально, потратить лишние полминуты и обновить альфреску, чтобы поддерживать ее в актуальном состоянии...

Ну, и самое главное, крайне весело на очередной запрос "а вот мне бы шаблончик вооот такого документа.." Веско и емко сказать: "иди-ка ты в Альфреску! ;) )

Приведу пример  организации хранения и каталогизации документов.

Документы подразделяются по папкам, исходя из продуктов, к которым они относятся (т.к. преимущественно там хранятся шаблоны и договоры с вендорами ПО.). В качестве исключения - шит категории: Оргдокументы и реестры,  прочее. Остальное подразделено по продуктам.

Теги, которые удобно использовать: выделяются несколько критериев типа "черное - белое", после чего, вводятся теги по продуктам и по характеру документа.

Примеры черного - белого:

• Русский-английский (язык документа)
• внешний - внутренний 
• шаблон- заполненный(подписанный)

 Прочие категории:

• *название продукта*
• лицензия
• финансовый
• аренда
• регистрационные документы
• коммуникации
• партнерство
• обучение
• материальное обеспечение
• прочее.

Доступ к документам реализован на уровне паранойи – у меня есть мастер-доступ, у остальных сотрудников – чтение-скачивание-комментирование, без редактирования.

Получившаяся система проста и надежна, как гусятница для забивания гвоздей.

 Желаю успехов в организации удобной библиотеки документов с помощью Alfresco!