Что такое ECM и чем отличается от СЭД?

На любом предприятии существует 2 вида данных: структурированные данные и неструктурированные данные. Структурированные это такие данные, которые представлены в виде таблиц, записей и которые хранятся в учётных системах.
Неструктурированные данные (или контент) это всё остальное, что может храниться. Обычно это набор файлов и папок, расположенных на локальных и сетевых дисках, на сайтах в интернете.

Для управления структурированным данными, как уже говорилось, существуют учётные системы (1С, SAP и пр.). Управлением неструктурированными данными занимается отдельный класс систем.

Так как принято называть неструктурированные данные - корпоративным контентом (Enterprise Content), то и системы по управлению таким видом контента называются ECM (Enterprise Content Management).

В отличие от ECM, СЭД (системы электронного документооборота)  - это слишком общее понятие. Обычно в это понятие вкладывают системы, автоматизирующие организационно-распорядительный документооборот на предприятии (регистрация входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов). Такие системы ведут учёт документов и их исполнение. Это скорее учётные системы, а не представители систем класса ECM.

Во всех ECM системах имеется понятие репозитория - хранилища документов, папок и других объектов. Структура репозитория в подавляющем большинстве систем представляет иерархию объектов (кабинетов, папок, документов).

Каждый объект репозитория состоит из атрибутов, которые хранятся в базе данных и, собственно, контента, который находится в служебном хранилище на файловой системе. Некоторые объекты могут не иметь контента (например, папки или пользователи).

Итак Alfresco

Alfresco (как уже неоднократно говорилось на этом портале) представляет собой ECM платформу с открытым кодом, разработчиком которой является компания Alfresco Software Inc, Великобритания. Эта платформа не является системой электронного документооборота, но на основе этой платформы возможно такую систему постоить.

Alfresco имеет несколько редакций - Community (общедоступна и бесплатна), On-Premise и Cloud (распространяются компанией Alfresco и её партнёрами по платной подписке). Alfresco OnPremise (Standard и Enterprise) для размещения в частном облаке, а Alfresco Cloud - в публичном облаке.

На основе платформы Alfresco есть уже несколько готовых решений:

Alfresco Share - позиционируется как альтернатива Sharepoint. Это средство совместной работы, разработки документов, проектов.

Alfresco Records Management - система управления записями по американскому стандарту DOD5015, некий аналог СЭД на западный манер. В России не применим.

Alfresco Web Quick Start - инструмент для построения web-сайтов на платформе Alfresco. Сайт www.eurekabpo.ru построен как раз с использованием этого инструмента.

Alfresco Mobile - бесплатный мобильный клиент для Alfreco для iPad, iPhone на Apple IOS.

Alfresco Sync - средство синхронизации локальных файлов с Alfresco.

Alfresco Workdesk - новый продукт Alfresco для крупных компаний, предоставляющий богатые возможности по управлению контентом на платформах Alfresco и IBM FileNet P8
Alfresco Transformation Server - серверное ПО для Alfresco, позволяющее преобразовывать MS Office форматы в PDF без потери качества. Использует запущенную копию MS Office для преобразования.
Alfresco File System Transfer Receiver - серверное ПО, позволяющее выступать в качестве приёмника при репликации контента в Alfresco. Например, можно организовать периодическую выгрузку на хостинг содержимого сайта в виде html/php/css файлов.

Краткий обзор возможностей
 

Наш опыт использования

Мы используем Alfresco c 2008 года (сначала версия Alfresco 2.9B, а сейчас Alfresco 4.0.d). Мы её практически не дорабатывали, хотя занимаемся профессиональной разработкой на этой платформе. В Alfresco хранится несколько видов контента:

1. Финансовые, договорные, бухгалтерские документы (сканы). Мы сканируем входящие/исходящие счета, договоры, акты выполненных работ, РКО, акты сверки и прочее для дальнейшей передачи в бухгалтерию. Сканирование и атрибутирование производится из системы Fillin Express напрямую в Alfresco через протокол CMIS. У нас в Fillin Express настроено так, что документы в зависимости от типа и значений атрибутов попадают в определённую папку. Всё без программирования. Наличие сканированных копий позволяет бухгалтерии оперативнее заносить документы в 1С, оперативнее оплачивать счета, решать вопросы с контрагентами по расчётам (поднимать старые документы, подписанные акты, договоры).
    
2. Документы по клиентам. В процессе поиска новых клиентов, переговоров, работы с существующими клиентами рождается и согласовывается большое количество договоров, дополнительных соглашений, технических заданий, требований, запросов на оценку. У нас организован отдельный сайт в Alfresco Share для таких документов. Там документы разбиты по клиентам и проектам. На верхнем уровне начальная буква клиента, далее краткое название, далее название проекта и в папке собственно документ. Например, /С/Синера/Сидокс/Техническое задание_v4.doc. Наличие такого хранилища позволяет систематизировать хранение, отслеживать версии документов.
    
3. Проекты и проектные документы. Для крупных проектов мы создаём отдельные сайты в Alfresco Share, в которых задействуем не только библиотеку документов, но и ВиКи, Ссылки и прочие разделы. В ВиКи, например, мы пишем учебные задачи для начинающих разработчиков, правила кодирования, оформления кода, советы бывалых. В Ссылках мы храним ссылки на блоги, интересные статьи по Alfresco, Documentum, Kofax.
   При ежедневной работе с Alfresco в дашлете  активности видно, кто что делает. Кто изменил какие файлы, запостил страницу в ВиКи и пр. Это позволяет себя ощущать в команде людей, занимающихся общим делом.
    
4. Корпоративный сайт www.eurekabpo.ru. Для сайта используется Alfresco Web Quick Start. Был установлен модуль (из стандартной поставки Alfresco), импортирован стандартный пример сайта (там 2: для госструктур и финансов), удалён контент и заполнен своим содержанием. Удалённый сервер хостинга так же содержит запущенную Alfresco и WebQuickStart модуль. Между 2мя серверами настроена репликация (по запросу), что позволяет обновлять сайт не заходя на хостинг. Дизайн сайта был реализован в виде небольших доработок для WebQuickStart (набор файлов CSS, изображений, FTL - шаблонов, и настроек конфигурации).
   Для обратной связи используется стандартный механизм Alfresco WebQuickStart, который сохраняет запросы в виде элементов Списков данных (DataList).

 В дальнейших постах постараемся сделать обзор некоторых продуктов Alfresco, по которым накоплено достаточно опыта использования.